Гибридный офис

Назначение

Гибридный офис – это формат работы компании, при котором основная часть сотрудников постоянно работают в офисе, часть работает удаленно, и есть такие, кто  совмещает работу в офисе и дома.

Идея гибридного офиса не нова, некоторые зарубежные и отечественные компании практиковали такой формат уже на протяжении последних нескольких лет. Особенно популярен этот подход был в ИТ-компаниях, в которых часть сотрудников могла длительное время работать вне офиса.

Пандемиия коронавируса продемонстрировала, что работать удаленно могут гораздо больше сотрудников. Люди научились и привыкли работать дома, почувствовали преимущества и не все готовы возвращаться в офисы на полную рабочую неделю. Работодатели смогли уже оценить все плюсы и минусы удаленной работы и готовы рассматривать гибридный формат работы как наиболее эффективное решение.

Совершенно отказаться от офиса большинство компаний не собираются. Опрос американской компании PwC, проведенный в ноябре 2020 года в США среди руководителей крупнейших компаний, показал, что офис по-прежнему будет необходим, поскольку:

  • Повышает продуктивность работников
  • Является местом для встреч с клиентами
  • Позволяет работникам эффективно взаимодействовать внутри компании
  • Сохраняет корпоративную культуру.

Ошибочно думать, что переход к гибридному офису можно осуществить простым переводом части сотрудников на удаленную работу. Новый формат потребует более глубоких и серьёзных изменений – актуализации планировочных решений в офисе, внедрение новых инструментов в процесс управления персоналом, использование новых технических решений, позволяющих эффективно взаимодействовать сотрудникам как внутри компании, так и с коллегами, клиентами и партнерами, находящимися удаленно.

Первым шагом к переходу на гибридный формат работы должен стать качественный аудит офисного пространства.

Гибридный офис

Универсальной модели гибридного офиса не существует, соотношение групп сотрудников, работающих удаленно, работающих дома и посещающих офис по графику или в произвольное время, в каждой компании будет свой. Общепринятой моделью является соотношение работающих в офисе к работающим удаленно - 70% к 30%.

На прошедшей конференции «Гибридный офис: люди, пространства, технологии», организованной компанией «Делайт 2000» совместно с Office Solutions, эксперты из разных отраслей обсуждали наиболее актуальные вопросы перехода на гибридный формат работы:

  • как организовать рабочие места с использованием системы свободной рассадки;
  • почему необходимо увеличить количество переговорных зон;
  • зачем нужна система бронирования в офисе;
  • как грамотно реализовать зонирование офисных площадей, какими должны быть технологии для совместной работы.

В своем вступительном докладе генеральный директор «Делайт 2000» Михаил Петров, опираясь на результаты исследований известных агентств, привел данные о том, что переход к гибридному офису является уже объективной реальностью. Ожидается, что этот процесс затронет многие аспекты деятельности компаний, включая работу с персоналом, изменение офисных площадей, архитектурно-планировочные решения, использование новых мебельных решений, и, конечно, технологий.

О компании

Особенности Решения

Роль зон коммуникации в гибридном офисе

Гибридный офис предъявляет особые требования к организации зон для переговоров и совместной работы сотрудников. За время удаленной работы многие привыкли общаться с помощью разнообразных сервисов видеосвязи, проводить быстрые совещания в формате онлайн. После возвращения в офис у них сохранится потребность в использовании видеосвязи. Классические совещания превратятся в гибридные – к встречам, проводим в офисах, будут подключаться удаленные пользователи – будь то коллеги, заказчики, клиенты или партнеры.

Возрастет потребность в новых переговорных зонах – многие сотрудники будут приезжать в офис для участия в совещаниях, работы в группах, проведения мозговых штурмов, разработки совместных идей. Конференц-залы и переговорные комнаты должны быть оснащены всем необходимым оборудованием для проведения мероприятий различного формата. Очень важно, чтобы подключение оборудования не отнимало много времени, не требовало присутствия ИТ-специалистов. Ведь, по данным IT-компаний, подключение может занимать до 15% времени совещания!

Пользователи смогут использовать свои мобильные устройства (смартфоны, планшеты, ноутбуки) для переговоров, делиться контентом как с присутствующими, так и с удаленными пользователями, использовать привычные им сервисы видеосвязи (Zoom, Teams и т.п.).

О современных технологиях для организации гибридной работы в офисе в своем докладе рассказал Алексей Власов, руководитель направления компании «Делайт 2000».

Одним из быстрых решений для оснащения переговорных комнат и залов заседаний сегодня является конференц-платформа CONFERA. Она была разработана во время пандемии и позволяет проводить мероприятия как в офлайн, так и в гибридном режиме, создает эффект «присутствия» у удаленных собеседников, позволяет делиться контентом с присутствующими и удаленными собеседниками из любого источника (ПК, локальные сети, Интернет, мобильные телефоны, планшеты, ноутбуки). Все управление этим процессом реализовано на 8 интуитивно попятных сенсорных кнопках.

Когда начинать проектирование?

С чего начать переход к гибридному офису?

Переход к гибридному офису – многоэтапный процесс, в котором должны быть задействованы руководство и внутренние службы компании – HR, ИТ. Реализацию проекта при этом следует доверить компании, которая может выполнить его комплексно.

Начинать нужно со следующих шагов:

  1. Аудит офисного пространства, включая существующие архитектурно-планировочные решения, используемые инженерные и ИТ-технологии, количество рабочих мест и переговорных зон, типы рабочих мест в зависимости от используемого оборудования и ПО, особенности мебельных решений, возможность трансформации офисного пространства и инфраструктуры.
  2. Изучение особенностей бизнес-процессов компании. Структура компании, функциональные обязанности сотрудников, необходимость присутствия в офисе, работа в группах/командах, характер взаимодействия между подразделениями и отдельными сотрудниками.
  3. Определение количества сотрудников, которые будут работать в офисе постоянно, и тех, кто будет посещать в офис несколько дней в неделю. Проведение опросов руководителей и сотрудников и анализ результатов – сколько рабочих дней они хотели бы/должны работать в офисе, все ли условия есть для работы удаленно, выявление личных предпочтений. Составление графика выхода в офис по дням или введение системы бронирования гибких рабочих мест.

На результатах этих трех этапов будет базироваться реализация всего проекта по построению эффективного гибридного офиса.

Провести аудит вашего офисного пространства и спроектировать гибридный офис вам поможет компания «Делайт 2000».

Почему «Делайт 2000»?

  • Мы уже 25 лет создаем условия для эффективных коммуникаций в офисах
  • У нас большой штат инженеров для создания технической концепции «Офиса 4.0» (гибридный офис просто обязан быть цифровым)
  • У нас есть дизайнеры и архитекторы, чтобы помочь спланировать новые конфигурации рабочих мест и переговорных пространств
  • У нас есть большой опыт создания сложнейших технологических объектов в сжатые сроки: мы выполняем проекты для крупнейших предприятий нефтегазовой отрасли.


ЧИТАЙТЕ ТАК ЖЕ:

наверх

Полное или частичное копирование материалов сайта запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна