«Цифровой офис» - это концепция развития офисных пространств, которая активно развивается в последние годы. Чаще всего под «цифровым офисом» понимают рабочую среду с высоким уровнем автоматизации различных решений – начиная от безбумажных технологий документооборота и заканчивая системой управления климатом, освещением, ИТ.
Цифровой офис: основные отличия.
Преимущество цифрового офиса – гибкость (такое рабочее пространство иногда называется гибридным), то есть возможность трансформации под текущие задачи компании. Гибридность выражается в сочетании отдельных рабочих мест непосредственно в офисе и рабочих мест сотрудников, работающих удаленно. При необходимости пропорции этих двух категорий могут изменяться, как это произошло во время пандемии. Каждый сотрудник может прийти на работу, сесть за свободное место, ввести логин и пароль и начать работу. Практически любое место легко настроить, персонифицировать, переместить. Для совместной работы с коллегами выделены отдельные переговорные зоны, в которых есть все аудиовизуальное оборудование для совещаний и видеоконференций. В любой ситуации у всех сотрудников компании, где бы они не находились физически, есть возможность с помощью технологий продолжать эффективно выполнять свои обязанности.
В отличие от традиционной кабинетной системы цифровой офис дает возможность менять количество человек в командах, работающих над разными проектами без капитальных архитектурных изменений.
Технологии цифрового офиса
Цифровой офис – это высокотехнологичное пространство, которое объединяет в себе множество самых современных ИТ и мультимедиа инструментов (с привлечением искусственного интеллекта), способных обеспечить комфортную работу сотрудников.
Технологии для организации рабочего пространства, набирающие популярность:
- Облачные решения. Сотрудник должен иметь удобный доступ к документам, рабочим материалам, сервисам для совместной работы в любое время в любом месте. При этом важно, чтобы этот доступ был безопасным.
- BYOD (Bring Your Own Device) - использование для работы личных устройств. Пользователи должны иметь возможность легко и быстро делиться контентом со своих ноутбуков и смартфонов с коллегами, во время совещаний выводить на экран необходимую информацию. Кроме этого, популярность набирает и концепция BYOT (Bring Your Own Thing), которая предполагает использование более широкого списка устройств, включая дроны, роботов, электронные браслеты, голосовые помощники, наушники и гарнитуры виртуальной реальности.
- Smart workspace («Умный» офис) представляет собой эргономичное технологичное пространство, способное самостоятельно адаптироваться под нужды людей. Расположенные в помещениях датчики присутствия позволяют настраивать системы освещения и системы кондиционирования на экономию незадействованных ресурсов. Персонификация пользователя на входе системой распознавания лиц служит для учета рабочего времени, автоматического выбора рабочего места (например, с учетом требований социального дистанцирования), управления микроклиматом на выбранном рабочем месте и т.п. Внедрение биодинамического освещения способствует увеличению продолжительности эффективной работы сотрудников.
- Недавно компания BMA (BioМechanisch Adviesbureau – Биомеханическое консалтинговое агентство) разработала умные кресла, которые заботятся о здоровье тех, кто на них сидит. Кресло Ergonomics Axia® Smart Active имеет интеллектуальную активную технологию, которая с помощью встроенных датчиков мониторит продолжительность и правильность позы пользователя. Если по мнению кресла человеку пора сменить позу или встать и пройтись после длительной работы сидя, оно подаст вибрационный сигнал.
- BYOM (Bring Your Own Meeting). В условиях гибридного формата работы, когда часть сотрудников работает удаленно (в условиях пандемии большая часть), комнаты переговоров и залы совещаний становятся наиболее востребованными. Многие эксперты прогнозируют дефицит таких помещений в будущем. Поэтому важно не только мониторить эффективность загрузки переговорных комнат, но и использовать имеющиеся (если они имеются, конечно!) Huddle Space (места для переговоров небольшой группы человек в open space) для проведения переговоров c удаленными участниками на любой платформе видеоконференцсвязи, используя принесенные мобильные устройства. Эту концепцию помогают реализовать Barco Click Share.
По данным компании Cisco, которая в 2018 была названа известным консалтинговым агентством Gartner лидером в категории решений для проведения совещаний, 62 % ИТ-специалистов сообщили, что пользователи обращаются к ним за помощью несколько раз в неделю (и даже чаще) из-за проблем с оборудованием.
Простота управления всеми устройствами выходит на первый план. Особенно это важно при проведении встреч и совещаний, ведь совокупная стоимость 1 минуты всех собравшихся может быть достаточно высокой, а времени на то, чтобы ждать, когда придет IT-специалист и подключит всех, у участников нет.
Истинной находкой стал умный конференц-стол CONFERA AViTable от компании «Делайт 2000», объединивший простоту управления сложными технологиями коммуникаций и стильный дизайн. Несколько интуитивно понятных сенсорных кнопок - и любой пользователь может управлять системой отображения информации, беспроводной презентационной системой, звуком и видеоконференцией. Не нужно разбираться в настройках оборудования – все просто и специальных знаний не требуется.
Медиацентр CONFERA View выполнен в той же стилистике, что и конференц-стол, и отвечает за проведение видеосовещаний: в нем размещается большой дисплей (может быть интерактивным), акустические системы и видеокамера.
CONFERA AViTable и CONFERA View вместе составляют конференц-платформу CONFERA, которая была специально разработана для оснащения больших переговорных и залов совещаний цифрового офиса и заменяет собой полноценный аудиовизуальный комплекс.
Современные технологии помогают не только повысить эффективность труда, но с помощью обработки данных, получаемых из разных источников, позволяют делать различные прогнозы, выявлять закономерности в поведении сотрудников, выстраивать математические модели, позволяющие более эффективно использовать имеющиеся помещения.
Цифровой офис: что делать и куда идти
Процесс создания современного рабочего пространства – сложный комплексный проект, в котором увязывается не только архитектура, дизайн, мебель, но и информационные и аудиовизуальные технологии, инженерные системы, системы безопасности и эргономика. Преимущество в проектировании отдается системным интеграторам, а не архитектурным бюро, поскольку на первое место выходят технологии, повышающие эффективность бизнес- и производственных процессов заказчика.
Обязательным требованием к созданию рабочей среды становится удобство для пользователя. Обычно нас, компанию «Делайт 2000», привлекают еще на этапе предпроектного обследования будущего объекта, в ходе которого мы анализируем и учитываем особенности работы сотрудников, их взаимодействия друг с другом и контрагентами, готовим планировочные решения, техническую концепцию проекта.
С 1996 года компания «Делайт 2000» использует человеко-ориентированный подход, создавая надежные и безотказно работающие центры управления и диспетчерские пункты для крупных компаний.
