Офисы: разберемся в терминах

Издание: Сайт "Делайт 2000"

12.07.2022

Сегодня каких только терминов, связанных с описанием современного офиса, не встретишь. Гибридный, гибкий, цифровой, умный… давайте разберемся, в чем суть каждого из этих терминов и чем они отличаются друг от друга.

Виды офисных пространств, гибридный офис

Гибридный офис (гибридная форма работы) – форма организации работы в компании, которая сочетает в себе работу сотрудников в офисе и удаленную работу. Условно все сотрудники делятся на три группы – всегда работающие в офисе, всегда работающие удаленно, и те, кто какие-то дни работает дома, а какие-то в офисе. Пропорции этих групп могут быть самыми разными – в зависимости от внутренних процессов и специфики работы компании.

Цель такой формы для работодателя – сократить расходы на аренду и содержание офиса, но при этом повысить эффективность работы сотрудников, которые могут рассматривать возможность работы дома как дополнительный бонус от компании. Ну и не следует забывать опыт 2020 года, когда часть сотрудников была вынуждена работать из дома, и такая история может повториться.

В гибридном офисе сокращается количество обычных персональных рабочих мест, за одним компьютером в разные дни могут работать разные сотрудники, даже из разных подразделений. Поэтому тут важно грамотное планирование загруженности рабочих мест – сколько людей и в какие дни выходит в офис. В маленькой компании это можно сделать и вручную, а вот крупные используют специальные системы бронирования, которые позволяют зарезервировать не только рабочее место, но и переговорную комнату, и даже место для машины на парковке.

В гибридном офисе возрастает потребность в переговорных пространствах. Во-первых, часть сотрудников будет приходить в офис специально для того, чтобы участвовать в совещаниях, переговорах, мозговых штурмах, обсуждению планов, совместной разработке новых идей. Во-вторых, работающим в офисе придется постоянно проводить видеосовещания с удаленными коллегами, партнерами и клиентами. Все технологии в офисе должны быть простыми в управлении, чтобы проводить совещания было очень просто, не требовалось привлечение ИТ-специалистов.

Вполне возможно, что термин «гибридный офис» является временным, пока компании выстраивают новый формат работы. Скорее всего, пройдет какое-то время, и он перестанет быть чем-то необычным.

Виды офисных пространств, Hot-desking офис

Hot-desking – тип организации рабочего пространства, когда одно рабочее место (стол+кресло+оборудование) используется поочередно несколькими сотрудниками. То есть у сотрудников нет персональных кресел, они приходят в офис и занимают (бронируют заранее) подходящие свободные места. Для хранения личных вещей сотрудников предусматривается специальная система хранения. По некоторым источникам, эта идея перебралась в офисы в 1990-х годах от моряков, которые, работая в разные смены, делили одно спальное место. Hot-desking, безусловно, позволяет экономить на аренде офиса, оснащении и эксплуатации рабочих мест. Успешно используется при гибридном формате для организации рабочих мест сотрудников, приходящих в офис по графику или по мере необходимости.

Smart Office (умный офис) – концепция оснащения офисных пространств и отдельных рабочих мест умными технологиями и устройствами, которые позволяют автоматизировать некоторые действия и в результате упростить работу людей (по аналогии с концепцией «Умный дом»).

Офисная среда в данной концепции адаптируется под человека. Различные датчики собирают информацию и подстраивают работу оборудования под индивидуальные особенности пользователей. Например, система идентификации пользователя может подстроить освещение и температуру воздуха на рабочем месте, обеспечить доступ к нужным файлам и ПО, включить оборудование в переговорной комнате по нужному сценарию.

Современные технологии помогают экономить электроэнергию, расходные материалы, более правильно планировать ресурсы на содержание офиса. Разработка и внедрение ИТ-инноваций в Smart Office напрямую связаны с проработкой архитектуры, инженерных решений и последующей эксплуатацией, это сложные, трудоемкие проекты. По факту полноценных Smart Office в России практически нет.

Виды офисных пространств, смарт-офис

Благодаря операторам коворкингов очень распространено другое толкование термина. Под «смарт-офисом» предлагают понимать офисное пространство, которое не закреплено за резидентом. Основатель такой концепции английский предприниматель Марк Диксон, который в 1989 году запустил проект Regus. Это была первая компания, которая предоставляла в аренду мини-офисы в разных странах мира и благодаря успеху попала в глобальный список Forbes. Такой «смарт-офис» предполагает гибкое рабочее пространство, подстраивающееся под задачи постоянно меняющегося бизнеса. Арендовать «смарт-офис» можно на сутки, месяц или год, а количество рабочих мест будет меняться в зависимости от циклов жизни компании. По сути такие офисы не являются ни умными, ни интеллектуальными. Технологии, которые используются в коворкингах, как правило, покрывают самые насущные потребности арендаторов – WiFi, самые простые средства отображения информации в виде ЖК-панели или проекционной системы.

Гибкий офис (или flex office) – это формат офисных площадей, полностью готовых к въезду, быстро адаптируемых под потребности клиента (брендинг, планировка). Как правило, они сдаются на гибких (сроки и площади аренды могут меняться) условиях. Еще гибкий офис называют «офисом с сервисом».

Основные преимущества гибкого офиса перед классическим – возможность быстро заключить и расторгнуть договор аренды, отсутствие капитальных затрат и перевод на аутсорсинг непрофильных для бизнеса компании функций. Все расходы на ремонт, организацию и поддержание IT-инфраструктуры, обслуживание оргтехники, закупку расходных материалов ложатся на плечи владельца офиса, а не арендатора.

Реже гибким офисом называют концепцию организации офисного пространства, которая позволяет менять конфигурацию рабочего пространства, менять планировочные решения в зависимости от задач компании. Как правило, «гибкие офисы» объединяют в себе open-space планировки со свободными столами, использовать которые может любой сотрудник. Часто в этой категории офисов используются переговорные комнаты-трансформеры.

Виды офисных пространств, Agile-офис

В основе концепции Agile-офиса лежит особый подход к организации работы сотрудников, который предполагает создание многофункциональных зон для командной работы и креативной деятельности, переговоров и неформального общения. Создается среда, где сотрудники могут не только работать, но и отдыхать, заниматься спортом, учиться. Agile-офис – это сочетание рабочих мест с многочисленными зонами отдыха – от тренажерных и игровых залов до библиотек. Выбирая формат Agile-офиса, компании стараются подчеркнуть свою инновационность, заботу о сотрудниках, заточенность на результат, а не на форму.

Изначально термин agile использовался для обозначения способа управления проектами в компаниях, занимающихся разработкой IT продуктов. Процесс разработки делится на несколько этапов, каждый из которых имеет жесткие временные рамки. Работая над проектом, команда активно обсуждает его, находит слабые места, дорабатывает и вносит необходимые изменения до тех пор, пока не достигнет конечной цели. Сама цель может меняться и зависит от обратной связи, получаемой иногда уже во время использования продукта. Такая методика отличается от привычного многим длительного ведения проекта и каскадного управления. Использование методологии Agile снижает время выполнения задач и расходы на разработку, позволяет лучше контролировать риски проекта.

Цифровой офис – идея «цифрового офиса» базируется на том, чтобы объединить все устройства офиса в единую сеть, позволяющую эффективно выстраивать как бизнес-процессы в целом, так и взаимоотношения внутри корпоративной системы сотрудников и руководства компании. Предполагается, что в цифровом офисе будут максимально «оцифрованы» такие решения, как документооборот, учет рабочего времени, офисная печать, система бронирования рабочих мест и помещений, инструменты для коммуникаций и др. К цифровому офису применимы такие термины, как интернет вещей, облачные вычисления, виртуальная и дополненная реальность, BYOD, BYOM и др. Цифровой офис может включать в себя и технологии «умного офиса». Фундаментом цифрового офиса являются ИТ-технологии. При этом немалый акцент делается на снижении энергопотребления используемых в офисе систем.

Activity Based Office – в дословном переводе «основанный на действии офис». По своей сути Activity Based Office – это офис, в котором ни у кого, включая руководителей, нет постоянно закрепленного рабочего места. Каждый сотрудник может выбирать любое свободное место и работать на нем. При этом в офисе выделены отдельные зоны для переговоров, зоны для индивидуальной работы, зоны для неформального общения и мозговых штурмов. Как правило, такую концепцию можно встретить в крупных банковских структурах, где часто задачи постоянно переходят от одного сотрудника к другому. Правда, такая система не всегда эффективна - в условиях реальной жизни люди склонны выбирать более симпатичные для себя рабочие места, а не всегда лучше оборудованные и специально предназначенные для определенного вида деятельности. Вместо одного рабочего стола (как при системе hot-desking, о ней речь пойдет ниже) каждый офисный сотрудник получает выбор из большого количества рабочих мест и может их менять в течение дня или недели. Activity Based Working была впервые реализована компанией Interpolis в девяностых годах прошлого века в Нидерландах.

наверх

Полное или частичное копирование материалов сайта запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна