В феврале 2021 года компания «Делайт 2000» приняла участие в проекте по разработке концепции модернизации офиса одной крупной технологической компании, которая планировала перейти на гибридный формат работы. Рассказываем о том, как это было и что у нас получилось.
Переговорные кабины для офисов
Отправив с началом пандемии своих сотрудников по домам, компании заняли выжидающую позицию.
Лишь со временем пришло понимание, что вернуться к привычной работе уже не получится, необходимо менять подходы к организации труда.
Работа над проектом по созданию концепции гибридного офиса началась с анализа представленных планировочных решений и размещения рабочих мест. Большинство исследований, проведенных ведущими международными консалтинговыми компаниями, говорило о том, что наиболее распространенным соотношением сотрудников, работающих в офисе и удаленно, является 70/30. Казалось бы, логично взять и просто убрать лишние столы и кресла. Но ситуации бывают разные, и может возникнуть необходимость присутствия в офисе и этих самых 30%.
Возьмем простой пример: разрешим сотрудникам самим выбирать время присутствия в офисе. Ничего удивительного, что большинство выберут работу дома в понедельник или в пятницу, тем самым немного увеличивая наступающие выходные. Значит, велика вероятность, что со вторника по четверг офис будет максимально заполнен. Поэтому при разработке планировочного решения мы ориентировались на максимальную загрузку офиса.
Для начала мы выбрали одну зону офиса и сделали для нее планировочное решение, сократив количество рабочих мест с 32 до 24. Тем самым мы обеспечили требования по соблюдению социальной дистанции: теперь на одно рабочее место приходилось 5–6 кв.м.
Поскольку часть сотрудников будут приходить в офис не каждый день, мы предложили для управления гибкими рабочими местами и графиком работы внедрить систему бронирования. Это позволит избежать накладок и поможет более эффективно использовать офисное пространство. С помощью специального приложения сотрудники смогут выбирать наиболее подходящие для них места или переговорные комнаты, учитывая этаж, продолжительность работы, оснащенность необходимым оборудованием и близость к конкретному подразделению. В тех случаях, когда будет необходимо вывести в офис более 70% сотрудников, временные рабочие места могут быть размещены в небольших переговорных зонах, расположенных в близкой доступности к рабочим местам.
Раньше компания использовала два типа переговорных зон — закрытые (классические переговорные комнаты) и открытые. Было понятно, что при гибридном формате работы их окажется недостаточно, так как самих совещаний будет проходить больше: ведь смысл встречаться в офисе — в том, чтобы вместе обсудить рабочие вопросы и проекты. Некоторые из имеющихся переговорных не были оборудованы должным образом, они не позволяли качественно проводить видеоконференции. Сотрудники, длительное время работающие удаленно, привыкли к общению через сервисы видеосвязи, а значит, условия для проведения видеосовещаний должны быть предусмотрены и в офисе. Но недостаточно повесить экран и бросить лягушку-микрофон на стол, не заботясь о качестве звука и о том, будет ли эффект присутствия удаленных участников.
Понимая, что глобально менять планировку, возводить новые стены для создания новых переговорных арендодатель не позволит, вопрос с увеличением числа переговорных зон мы решили с помощью быстровозводимых переговорных кабин и модульных переговорных. Их установка занимает всего пару дней, и при этом не придется сносить существующие стены, врезаться в потолок, в вентиляцию и т.д.
В первую очередь мы определились с количеством и расположением телефонных кабин, беря во внимание их непосредственную близость от рабочих мест.
Тут мы углубились в расчеты и проложили маршруты от каждого рабочего места. Кабинки для индивидуальных телефонных переговоров мы разместили не далее чем в 15 м от рабочих мест. Это расстояние человек сможет пройти всего за 11 секунд, что соответствует всего трем сигналам телефонного звонка.
Хотя известна практика, при которой в гибридном офисе руководители лишаются личных кабинетов и перемещаются в open space, мы решили предусмотреть для них возможность работы в изолированном пространстве — там, где они смогут поработать в тишине или обсудить конфиденциальные вопросы со своими подчиненными. Для этой цели мы выбрали кабинки вместимостью два — четыре человека. При необходимости эти кабинки можно использовать для совещания рабочей группы, в том числе и с удаленными коллегами.
Для каждого подразделения предусмотрели малую переговорную на шесть рабочих мест — наиболее востребованный формат для небольших групп.
Работая удаленно, сотрудники отвыкли от фонового офисного шума, поэтому для эффективной работы важную роль будет играть акустический комфорт, особенно во время переговоров. Очень важно, чтобы шум от кабинок не мешал людям. Поэтому мы выбрали модели французской компании CLESTRA с двойными стеклопакетами, потолком из микроперфорированной стали толщиной 130 мм (уровень шума в первом случае не превышает 42 дБ, а во втором — 29 дБ). Кстати, такая звукоизоляция имеет еще один плюс — она обеспечит конфиденциальность переговоров.
Самое распространенное заблуждение относительно закрытых переговорных — внутри нечем дышать, темно и т.п. Мы убеждены в обратном и предложили решения, по умолчанию уже оборудованные бесшумной системой вентиляции, которая включается автоматически при входе человека внутрь и способна обновлять воздух со скоростью 200 куб.м/ч. Освещение тоже предусмотрено, причем достаточно комфортное — нейтральное, с температурой света 4000 К.
Еще одно преимущество французских кабинок заключается в том, что их легко можно трансформировать в течение нескольких часов. Например, из кабинок на двух человек — собрать кабинку на четырех человек и обратно, что крайне важно, если захотелось что-то изменить в текущей планировке.
Определившись с типом кабинок, подумали о том, как их оборудовать так, чтобы сотрудники компании могли там полноценно работать со своими удаленными коллегами и партнерами. В результате проработали специальные комплекты для каждого типа кабинок, состоящие из ЖК-дисплея видеокамеры, микрофонов и акустических колонок. Кроме этого, для каждой переговорной мы предусмотрели возможность беспроводного подключения мобильных устройств и организации полноценных видеосовещаний с удаленными коллегами с помощью принесенных ноутбуков (
подробнее о BYOM).
Поскольку для видеосовещаний очень важен эффект присутствия, у удаленных собеседников должно создаваться ощущение, что они сидят за одним столом с коллегами. Мы подобрали модели видеокамер с широкими углами обзора для охвата всей переговорной и на основе характеристик выбранных камер смоделировали то, что будут видеть люди по другую сторону экрана. Более того, камеры являются интеллектуальными и автоматически распознают находящихся перед ними людей, фокусируются на лицах.
Для дополнительной конфиденциальности мы включили в проект специальные поляризационные пленки, которые наклеиваются на стеклянные стены кабинок и делают невидимым то, что демонстрируется на экране в переговорной.
Такие кабинки могут быть одинаковыми по дизайну или отличаться друг от друга — выбор отделочных материалов очень большой. Благодаря модульной конструкции смонтировать или демонтировать их достаточно просто, причем разные модули совместимы между собой — при необходимости можно, например, из двух двухместных собрать одну четырехместную и наоборот: из одной четырехместной — две двухместные.
Выбранный концептуальный подход мы применили и к другим зонам, чтобы обеспечить удобство работы для всех сотрудников офиса.
Помимо закрытых переговорных зон мы продумали и оснащение открытых, рассчитанных на переговоры на бегу, не требующих подключения к видеосвязи, но позволяющих продемонстрировать необходимые материалы на экране. Такие зоны мы разместили в столовой и в непосредственной близости к ней — там люди чаще пересекаются случайно и начинают прямо за чашкой кофе обсуждать рабочие моменты.
В комнате приема пищи предложили поставить в центре стол с новинкой — дисплеем, врезанным в стекло. Такое решение мы реализовали по просьбе одного из клиентов: толщина стекла всего 2 см, и кажется, что дисплей просто парит в воздухе.
Прозрачный ультратонкий «парящий» дисплей OLED Glass Air не перекрывает пространство, не загораживает свет, он может транслировать новости и корпоративное телевидение. За такой столик можно подсесть с ноутбуком, планшетом, смартфоном, передать информацию на большой экран и обсудить ее вместе с коллегами.
В конце столовой мы расположили небольшие акустические ниши. Здесь можно выпить кофе в тишине — в одиночку или с коллегой. Оснастили ниши ЖК-дисплеями с возможностью вывода контента с личных мобильных устройств. Теперь можно не только насладиться приятным напитком, но и спокойно поработать или обсудить с сослуживцем рабочие моменты наедине.
Что же получили в результате? Мы уменьшили общее количество рабочих мест в офисе на 27 столов, но в дополнение создали 59 мест (при плотной рассадке), где можно проводить переговоры с удаленными коллегами, не мешая окружающим, и предусмотрели дополнительно 24 места для внутренних совещаний. Так что даже если все сотрудники одновременно выйдут в офис, всем хватит места и никто не будет мешать друг другу во время гибридных совещаний.
Работа над этой концепцией показала, что для подготовки офиса к гибридному формату совсем не достаточно просто сократить количество рабочих столов. Необходимо полностью пересмотреть планировочное решение, продумать, как именно сотрудники компании будут взаимодействовать друг с другом, подобрать решения, которые помогут сделать совместную работу более комфортной и эффективной. При этом необходимо держать в голове и такие аспекты, как эргономика, функциональность, технические характеристики, простота реализации. В данном случае все пазлы сложились, хотя и не скроем, что во многом благодаря нашему 26‑летнему опыту работы создания офисных пространств.
Реализованные проекты
Компания «Делайт 2000» имеет многолетний опыт в оснащении офисных пространств, переговорных комнат и кабинетов руководителей.
